CONFIANZA EMPRESARIAL ABOGADOS S.A.S – COEM ABOGADOS.  comprometida con la seguridad de la información personal de nuestros clientes y terceros relacionados con los servicios que presta esta sociedad y vinculados a los procesos judiciales bajo nuestro cargo; y con la finalidad de ajustarse y dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen presenta su política de privacidad y tratamiento de datos personales que describe las prácticas de COEM ABOGADOS respecto de la recolección, almacenamiento, uso y transferencia de datos personales, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la información.

En la presente, COEM ABOGADOS define los aspectos generales que afectan la protección de datos personales de los titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derecho de los titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

Los datos que son recolectados por COEM ABOGADOS se recogen solo cuando así ha sido autorizado previamente por su titular conforme el derecho constitucional de Habeas Data, por esto se implementan para el efecto, las siguientes medidas sobre confidencialidad y privacidad de datos personales:

PRIMERO. DEFINICIONES. Para efectos de la presente política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, como se transcribe a continuación:  

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
2. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
3. Baso de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Encargado del tratamiento: Personal natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tiramiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
5. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

SEGUNDO. PRINCIPIOS. Conforme el artículo 4° de la ley 1581 de 2012 los principios que deberán observarse en el tratamiento de datos personales son: 

1. Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
2. Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
3. Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
4. Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
5. Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
6. Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
7. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.

TERCERO. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Cuando los datos sean distintos a los de naturaleza publica definidos en la Ley 1581 2012 o en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013; COEM ABOGADOS solicitará previamente autorización al titular de los datos personales para el tratamiento, por cualquier medio que permita ser consultado de forma posterior. Según la ocasión, la autorización podrá ser parte de un contrato, un formato en la página web o un correo electrónico.

En caso de tratarse de personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de datos se informará mediante un documento específico anexo. Para efectos de esta autorización, COEM ABOGADOS informará al titular de los datos lo siguiente:

1. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este;
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
3. Los derechos que le asisten como titular;
4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

A partir de la entrada en vigor de la presente Política, COEM ABOGADOS, al momento de la recolección de datos personales, solicita autorización a los titulares, informando sobre las finalidades especificas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.

COEM ABOGADOS conservará y mantendrá la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

CUARTO. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO. Los datos que se describen a continuación son recolectados e incluidos en las bases de datos de COEM ABOGADOS para fines comerciales /yo relacionados con el desarrollo de su objeto social:

• Nombre o denominación.
• Datos de género.
• Tipo de documento de identidad.
• Número de documento de identificación.
• Dirección de domicilio.
• Estado Civil.
• Teléfono de contacto.
• Dirección de correo electrónico.
• Información comercial (Nombre de empresa, cargo, teléfono de contacto, email corporativo).
• Información pasaporte y visas.
• Fecha de nacimiento.
• Tarjeta débito o crédito.

Debe aclararse que los usuarios de nuestra página web no están obligados a proporcionar sus datos personales durante su visita. Los datos mencionados se recopilan con la finalidad de efectuar las gestiones comerciales y/o relacionadas con el desarrollo del objeto social de la compañía, los datos serán almacenados en una base de datos cuyo manejo y responsabilidad esta a cargo de personal de la Compañía en ejercicio de sus funciones, quienes se comprometen a conservar con diligencia la protección de los datos personales de terceros. Dentro de las finalidades especificas se deben mencionar las siguientes:

• Compartir información al usuario a través de correo electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto (SMS y/o MMS) o mediante otro medio de ese naturaleza información comercial o publicitaria respecto de servicios de tipo oneroso o no de COEM ABOGADOS.
• Catalogar, clasificar y almacenar la información suministrada por los usuarios de la pagina web.
• Realizar análisis comerciales sobre los datos suministrados por los usuarios de la pagina web.

QUINTO. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. De conformidad con el artículo 17 de la ley 1581 de 2012 los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes: 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al

Encargado del Tratamiento;

1. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
2. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
3. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
4. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

SEXTO. DERECHOS DE LOS TITULARES. Conforme el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 los derechos que podrán ejercer los titulares en aras de proteger y mantener la confidencialidad de los datos personales son los siguientes:

1. Conocer: En este sentido el titular de la información tiene derecho a solicitar al responsable del Tratamiento de la información: el acceso a sus datos personales de forma gratuita, la prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de su información, salvo cuando esta no sea necesaria.
2. Revocar: El titular de la información tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. No procederá la revocatoria cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.
3. Actualizar: El titular de la información tiene derecho a actualizar sus datos personales frente a los responsables y/o Encargados del Tratamiento de la información cuando son parciales, fraccionados o incompletos.
4. Rectificar: El titular de la información tiene derecho a rectificar sus datos personales frente a los responsables y/o Encargados del Tratamiento de la información cuando estos son inexactos, induzcan a error o cuando su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

SÉPTIMO. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. El área de Gerencia es la dependencia que tiene a su cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos los derechos descritos en la cláusula anterior.

OCTAVO. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS. Para el ejercicio de los derechos descritos en la cláusula SEXTA de la presente política, el titular deberá contactarse con COEM ABOGADOS a través de los medio dispuestos para ello, a saber: (i) línea de servicio al cliente, (ii) remitiendo solicitud por escrito al correo electrónico notificaciones@coemabogados.com , en la cual se deberá adjuntar copia del documento de identidad del Titular o (iv) remitiendo solicitud por escrito al domicilio de COEM ABOGADOS, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del titular.

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto) – Medios para recibir respuesta a su solicitud
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) – Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, COEM ABOGADOS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

El reclamo o solicitud del ejercicio de los derechos del titular deberá hacerse conforme lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga establecido un deber legal o contractual con COEM ABOGADOS.

NOVENA. INFORMACIÓN Y MECANISMOS DE CONTACTO. Para el ejercicio de los derechos contenidos en la presente política se informa que los datos de contacto de nuestra compañía son:

• Razón social: CONFIANZA EMPRESARIAL ABOGADOS S.A.S.
• NIT: 901410953-1,
• Dirección: Av 4 # 6N67 Oficina 705 Edificio Siglo XXI
• Teléfono: 312 834 12 14
• Correo electrónico: notificaciones@coemabogados.com
• Página web: coemabogados.com

DÉCIMA. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO. El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad, la cual se encuentra publicada en la página web de COEM ABOGADOS: coemabogados.com/política-de-tratamiento-de-datos

DÉCIMA PRIMERA. VIGENCIA. La presente política de tratamiento de datos personales de COEM ABOGADOS rige a partir del 02 de enero de 2023.

Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que tenga el producto o servicio, durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados, sin perjuicio del término que establezca la ley.

DÉCIMA SEGUNDA. DISPOSICIONES VARIAS. En la presente política se asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Por lo anterior, para el tratamiento de este tipo de datos se solicitará autorización al representante legal del niño, niña o adolescente a efectos de efectuar dicho tratamiento.